Comment déposer la réclamation auprès du service client

par | Mar 8, 2023 | Actualités, SAV, Service de réclamation

Quand vous rencontrez un litige avec un produit ou un service, le meilleur moyen de le résoudre rapidement est de contacter le service client pour y déposer une réclamation. Il est important que vous sachiez comment faire et ce qui doit être fait pour obtenir une solution satisfaisante à votre demande.

Préparation et prise de contact

Avant de prendre contact avec le service client, il est essentiel de se préparer en collectant toute l’information nécessaire pour pouvoir expliquer clairement le problème au personnel chargé de le traiter. Cela signifie recueillir tous les documents pertinents tels que factures, contrats, bons de livraison, etc., et même collecter des preuves tangibles si cela est nécessaire.

Une fois prêt, trouvez le numéro d’assistance du fournisseur, connectez-vous à son site web ou envoyez un e-mail correspondant au service client. Vérifiez également si la marque possède un compte sur les réseaux sociaux, car vous pourriez directement y envoyer votre demande.

Explication de la situation

Dites à l’agent du service client tout ce qu’il faut savoir sur la situation avant de leur demander quoi que ce soit. N’utilisez pas d’expressions offensantes ou accusatrices et parlez calmement et poliment. Expliquez clairement le litige en utilisant des faits précis et donnez des exemples concrets.

Récapitulez brièvement tous les points importants dont vous souhaitez discuter. Cela facilite le processus de résolution du litige car vous saurez exactement ce que vous voulez et pourquoi. Dites ensuite à l’agent du service client ce que vous attendez de lui et assurez-vous qu’il comprend bien votre point de vue.

Traitement de la réclamation

Lorsque vous avez fini d’expliquer votre cas, demandez à l’agent du service client ce qu’il va faire pour le traiter. Demandez-lui un numéro de dossier ou de ticket de suivi, afin que vous puissiez vérifier à tout moment où se trouve votre demande et le statut actuel de votre cas.

Assurez-vous également de savoir si vous devez effectuer certains autres efforts pour résoudre le problème. Par exemple, le retourner à l’expéditeur, payer des frais supplémentaires, fournir davantage d’informations, etc.

Temps de traitement

Demandez à l’agent du service client combien de temps il faudra pour traiter votre demande. Cette information peut varier considérablement d’une entreprise à l’autre, mais elle devrait rester raisonnable. Les services clients devraient toujours respecter les délais convenus.

Enfin, assurez-vous de contacter le service client à nouveau si vous n’êtes pas satisfait de la réponse reçue. Une fois que vous avez porté plainte, vous avez le droit de continuer à protester jusqu’à ce qu’un résultat satisfaisant soit atteint.